Inkassoverfahren: Ablauf, Rechte und wann Schuldner nicht zahlen müssen

Wer trotz mehrfacher Mahnung eine offene Rechnung nicht begleicht, riskiert ein Inkassoverfahren. Dabei übernimmt ein spezialisiertes Unternehmen die Eintreibung der Schulden – und zum ursprünglichen Betrag können erhebliche Zusatzkosten entstehen. Doch nicht jede Inkassoforderung ist automatisch berechtigt, und Schuldner haben mehr Rechte, als viele denken.

Ein Inkassoverfahren bezeichnet laut der Verbraucherzentrale Brandenburg das Eintreiben einer offenen, also unbezahlten Forderung. Der ursprüngliche Gläubiger überträgt diese Aufgabe an ein externes Inkassounternehmen, das dann als rechtlich Verantwortlicher für den gesamten Prozess auftritt. Den Handlungsrahmen des Inkassounternehmens legt jedoch der Gläubiger selbst vor Beginn des Verfahrens fest.

So läuft ein Inkassoverfahren ab

Zunächst verläuft das Verfahren außergerichtlich. Das Inkassounternehmen nimmt Kontakt zum Schuldner auf – in der Regel per Zahlungsaufforderung oder Mahnung. Dabei werden Fristen zur Begleichung der Hauptforderung gesetzt und gleichzeitig zusätzliche Inkassokosten eingefordert. Der Gesamtbetrag, den der Schuldner zahlen muss, wächst dadurch schrittweise an.

Bleibt eine Zahlung trotz mehrerer Mahnungen aus, folgt meist das gerichtliche Mahnverfahren. Alternativ kann die Forderung auch direkt auf dem Klageweg durchgesetzt werden. Vor Gericht kann das Inkassounternehmen zunächst einen Mahnbescheid beantragen. Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, folgt ein Vollstreckungsbescheid. Laut Jens Kellersmann, Sprecher des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU), können damit Zwangsvollstreckungsmaßnahmen eingeleitet werden – etwa durch Gerichtsvollzieher oder Konto- und Lohnpfändungen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Eine Branchenstudie aus dem Jahr 2025 zeigt: Rund jede dritte Inkassoforderung wird bereits nach dem ersten Mahnschreiben beglichen. In den übrigen Fällen sind mehrere Mahnungen notwendig.

Welche Kosten müssen Schuldner wirklich zahlen?

Nicht alle Inkassokosten sind automatisch zu begleichen. Tatjana Halm, Leiterin des Referats Recht und Digitales der Verbraucherzentrale Bayern, stellt klar: „Unzulässige oder überhöhte Gebühren müssen nicht beglichen werden." Wer unsicher ist, sollte die Forderung vor einer Zahlung sorgfältig prüfen. Der Inkasso-Check der Verbraucherzentralen bietet dabei eine erste rechtliche Einschätzung.

Die Höhe berechtigter Inkassokosten orientiert sich grundsätzlich an den Gebühren, die für eine vergleichbare anwaltliche Tätigkeit anfallen würden. Überhöhte oder doppelt berechnete Kosten müssen Verbraucher nicht akzeptieren. Besonders bei kleineren Forderungen lohnt sich ein genauer Blick auf die Kostenaufstellung.

Darüber hinaus gibt es Sonderfälle: War die ursprüngliche Hauptforderung nicht gerechtfertigt, muss der Schuldner auch die darauf aufbauenden Inkassokosten nicht zahlen. Gleiches gilt, wenn sich der Schuldner zum Zeitpunkt des Verfahrens noch innerhalb der regulären Zahlungsfrist befindet.

Eine gesetzliche Frist für die Begleichung von Inkassogebühren existiert nicht. Die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen empfiehlt jedoch, berechtigte Inkassogebühren spätestens innerhalb von zwei Wochen nach der Zahlungsaufforderung zu begleichen – andernfalls können die Kosten weiter steigen.

Folgen für den Schufa-Score

Bonitätsanfragen von Inkassounternehmen können sich negativ auf den Schufa-Score auswirken. Die Schufa erklärt auf Anfrage, dass solche Anfragen als Hinweis gewertet werden, dass eine Person trotz mehrfacher Mahnung nicht gezahlt hat – und damit eine Zahlungsstörung drohen könnte. Inkassoanfragen wirken sich für zwölf Monate negativ auf den Score aus und werden danach gelöscht.

Wer ein Inkassoschreiben ignoriert, muss zunächst mit weiteren Zahlungsaufforderungen sowie steigenden Inkasso- und Verzugskosten rechnen. Geht das Verfahren vor Gericht, hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, gegen den Mahn- oder Vollstreckungsbescheid Widerspruch einzulegen. Wird auch das ignoriert, droht der Gerichtsvollzieher – und selbst unberechtigte Forderungen können dann vollstreckt werden.

Was tun, wenn die Zahlung nicht möglich ist?

Wer dauerhaft nicht zahlen kann, sollte frühzeitig eine Schuldenberatung aufsuchen. Die Bundesarbeitsgemeinschaft Schuldnerberatung (BAG-SB) empfiehlt, die finanzielle Lage zu ordnen und Lösungswege wie Ratenzahlungen, Vergleiche oder eine Verbraucherinsolvenz zu prüfen. Für Gläubiger bedeutet fehlende Zahlungsfähigkeit, dass Forderungen häufig gar nicht oder nur teilweise beglichen werden. Auch Vollstreckungsmaßnahmen führen nicht zwangsläufig zum Erfolg, wenn kein pfändbares Einkommen oder Vermögen vorhanden ist. In solchen Fällen kann eine einvernehmliche Schuldenregulierung für alle Beteiligten effizienter und kostengünstiger sein.

Inkassoverfahren beauftragen: Worauf Gläubiger achten sollten

Wer selbst ein Inkassoverfahren beauftragen möchte, sollte zunächst die Rechtmäßigkeit und Fälligkeit der Forderung sicherstellen. Der BDIU empfiehlt, Vertrag und Leistung klar zu dokumentieren, die Rechnung ordnungsgemäß zu stellen und offene Reklamationen oder Gewährleistungsmängel vorab zu klären. Auch der gesamte Schriftverkehr – E-Mails, Mahnungen, Zahlungszusagen – sollte strukturiert aufbereitet werden.

Bei der Wahl des Inkassounternehmens ist laut BDIU darauf zu achten, dass der Dienstleister im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist und zur jeweiligen Branche sowie Forderungsstruktur passt. Ein seriöses Inkassounternehmen arbeitet transparent und hält sich an die gesetzlichen Vorgaben – zum Schutz beider Seiten.